Aula 9 -Gestão da Parceria: Os primeiros passos após a aprovação

Olá Aluno(a)

A aprovação da proposta marca o início de uma nova fase crucial. Na plataforma, o status do seu projeto passará de ‘Em Análise’ para ‘Aprovada’. Este é o sinal verde para o projeto avançar. É fundamental estar atento às comunicações e notificações do sistema, que indicarão os próximos passos e prazos. A partir deste momento, sua OSC deixa de ser uma ‘Proponente’ e assume o papel de ‘Convenente’ ou ‘Recebedora’, o que implica novas responsabilidades e processos de gestão da parceria com o Governo Federal. Esta transição exige organização e atenção aos detalhes.

O Instrumento da Parceria

Com a notícia da aprovação em mãos e a certeza de que a iniciativa da sua OSC será financiada, é hora de dar o próximo passo rumo à concretização do projeto. A aprovação é um grande avanço, mas ela não é o fim do processo burocrático, e sim o começo da formalização legal. Para que os recursos sejam de fato liberados e a execução possa começar, é preciso que a parceria seja oficializada através de um documento que estabelece todas as bases para o trabalho conjunto entre a sua organização e o órgão do Governo Federal.

A formalização da parceria acontece por meio de um documento legal chamado ‘Instrumento’. Dependendo da natureza do acordo e da legislação aplicável, este Instrumento pode ser:

1. Termo de Fomento: Usado para projetos de interesse público com OSCs, onde o órgão público apoia as iniciativas da sociedade civil.

2. Termo de Colaboração: Empregado quando a administração pública se associa a OSCs para executar metas de interesse público mutuamente estabelecidas.

3. Convênio: Um acordo mais amplo, que pode envolver outras entidades além de OSCs, para a realização de um objetivo de interesse comum.

Este documento é o ‘contrato’ que detalha todos os direitos e deveres de ambas as partes.

Muitas vezes, a empolgação da aprovação nos faz querer correr para a execução. No entanto, o caminho para a liberação dos recursos pode ter uma pequena parada antes da assinatura final do Instrumento. É comum que, mesmo após a aprovação inicial, o órgão gestor da parceria solicite alguns pequenos ajustes ou complementações no seu Plano de Trabalho. Isso não é um problema, mas sim uma etapa de refinamento para garantir que tudo esteja perfeitamente alinhado e claro antes do compromisso formal.

Assinatura Digital do Instrumento

Depois que o Plano de Trabalho foi revisado e aceito, e todas as dúvidas foram esclarecidas, chegamos a um dos momentos mais solenes da parceria: a assinatura do Instrumento. Antigamente, isso envolvia pilhas de papel, carimbos e muitas idas e vindas de documentos. Mas a tecnologia veio para simplificar e agilizar esse processo, tornando-o mais eficiente e seguro. Agora, a formalização do compromisso entre a sua OSC e o Governo Federal é feita de uma maneira moderna, que reflete a digitalização dos serviços públicos.

Com o Plano de Trabalho devidamente finalizado e aceito por ambas as partes, a etapa seguinte é a assinatura do Instrumento da parceria. Atualmente, esse processo é quase sempre digital, ocorrendo diretamente dentro da plataforma Transferegov.br. Os responsáveis pela assinatura são:

1. Representantes Legais do Órgão Público: Aqueles que têm autoridade para assinar em nome do Governo Federal.

2. Representantes Legais da sua OSC: O usuário que foi cadastrado como ‘Responsável Legal’ na plataforma, conforme vimos nas aulas anteriores, será quem fará a assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica possui validade jurídica e garante a autenticidade e integridade do documento.

Liberação dos Recursos: O Primeiro Repasse

Finalmente, o Instrumento está assinado digitalmente, selando o compromisso entre a sua OSC e o Governo Federal. Com isso, a base legal para a parceria está estabelecida, e a expectativa para iniciar as atividades do projeto aumenta. No entanto, é importante entender que a assinatura é a condição para que o próximo passo aconteça: a chegada do dinheiro para a execução. Sem a formalização completa do Instrumento, os recursos financeiros não podem ser movimentados.

A liberação dos recursos financeiros é um passo fundamental e só ocorre APÓS a assinatura eletrônica do Instrumento de parceria por ambas as partes. Somente após essa formalização legal é que a primeira parcela do dinheiro será depositada na conta bancária que foi indicada e aprovada para o projeto.É crucial ter em mente: sem a assinatura do Instrumento, não há repasse de recursos.Por isso, monitore o status da assinatura na plataforma e, se houver qualquer atraso, comunique-se prontamente com o gestor público do seu convênio para entender o motivo e agilizar o processo.

A agilidade nessa etapa é vital para o cronograma de execução do projeto.

Para refletir:

Nesta jornada de gestão de parcerias com o Governo Federal, cada passo que damos reforça o compromisso da sua OSC não apenas com o sucesso do projeto, mas também com a integridade e a confiança pública. A gestão financeira é um dos pilares mais importantes desse compromisso, pois envolve o uso de recursos que pertencem a toda a sociedade.

Antes de qualquer decisão administrativa, faça o teste da publicidade: ‘Essa ação pode ser registrada na plataforma para que qualquer cidadão a veja?’

Se a resposta for sim, você está no caminho certo. A transparência não é apenas uma trava burocrática; é a proteção do gestor e a garantia de que o recurso público está cumprindo sua função social.”

Conta Bancária Exclusiva

Não basta apenas receber os valores; é preciso que essa movimentação seja clara, rastreável e totalmente dedicada à parceria. Isso evita qualquer tipo de confusão ou questionamento futuro sobre a origem e o destino dos fundos. Por isso, a regra de ouro na gestão financeira de parcerias é sobre a ‘separação’ dos recursos, garantindo que cada centavo seja facilmente identificado e associado ao seu projeto específico.

Um ponto de extrema importância na gestão financeira: todos os recursos do projeto, sem exceção, devem ser movimentados em uma conta bancária específica e exclusiva.Isso inclui:

1. Repasse do Governo: A parcela de recursos transferida pelo órgão federal.

2. Contrapartida Financeira da sua OSC: Se houver, o valor que a sua própria organização se comprometeu a investir financeiramente no projeto.

Não se pode, em hipótese alguma, misturar o dinheiro do convênio com outras contas da sua organização. Manter uma conta exclusiva é uma obrigação legal e uma prática fundamental para garantir a transparência, facilitar a prestação de contas e evitar problemas com os órgãos de controle. O extrato dessa conta será uma prova essencial na prestação de contas.

Execução Fiel ao Plano de Trabalho

Com os recursos na conta bancária exclusiva e o Instrumento devidamente assinado, a sua OSC está pronta para colocar a mão na massa e transformar o planejamento em realidade! Este é o momento em que todo o esforço de elaboração se materializa. No entanto, é fundamental que essa execução siga um roteiro muito claro e pré-definido.

Uma vez que o recurso está na conta, começa a fase de execução do projeto. A regra principal aqui é: execute o projeto seguindo fielmente o que foi aprovado no Plano de Trabalho. Isso significa que:

1. Cada meta definida no Plano deve ser buscada.

2. Cada etapa do cronograma físico deve ser cumprida.

3. Cada item de despesa deve seguir o orçamento aprovado.

O Plano de Trabalho é o seu guia, seu compromisso com o governo e com a sociedade. Qualquer alteração significativa no escopo, nos prazos ou no orçamento sem a devida formalização pode ser considerada uma irregularidade e trazer consequências negativas para a parceria e para a sua OSC.

Mudanças e Termos Aditivos

Apesar de todo o planejamento e da intenção de seguir o Plano de Trabalho à risca, sabemos que, na prática, imprevistos podem acontecer. Circunstâncias mudam, novas necessidades surgem ou desafios inesperados aparecem. Em um projeto, flexibilidade é importante, mas essa flexibilidade não pode ser confundida com a liberdade de alterar o que foi acordado sem aviso.

Qualquer mudança significativa no escopo (o que será feito), nos prazos (quando será feito) ou no orçamento (quanto vai custar) do projeto precisa ser formalmente negociada e autorizada. Você não pode fazer alterações por conta própria.O procedimento correto é:

1. Comunicação: Entre em contato com o gestor público do seu convênio no governo para explicar a necessidade da mudança.

2. Negociação: Discuta e cheguem a um acordo sobre as alterações propostas.

3. Formalização: As mudanças devem ser registradas e autorizadas por meio de um ‘Termo Aditivo’.

Este documento complementa o Instrumento original, alterando as cláusulas específicas que foram modificadas.Apenas após a assinatura do Termo Aditivo é que as alterações se tornam válidas.

O que aprendemos hoje

Chegamos ao final da nossa penúltima aula com uma bagagem valiosa sobre a gestão de parcerias após a aprovação da proposta. Cobrimos desde a formalização do Instrumento até a importância de uma comunicação transparente e a necessidade de formalizar qualquer ajuste. Estas são as bases para uma execução bem-sucedida e sem dores de cabeça

Missão cumprida! ✅

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